Nejlepší nástroje a tipy pro home office

Práci z domova aktuálně řeší spousta lidí. Máme pro vás výběr nástrojů, které vám home office usnadní. Včetně tipů na to, jak smysluplně zabavit děti.

Telekonference

Hangouts Meet

Skvělý nástroj pro home office, který Google aktuálně zpřístupnil. Pokud se zrušila vaše konference nebo se vám lidé hromadně odhlašují ze seminářů, nemusíte házet flintu do žita. Prezentace, přednáška i schůzka se můžou uskutečnit online.

Jak svolat schůzku: V Google kalendáři vytvořte událost. Klikněte na tlačítko Přidat videohovor. V políčku Hosté přidáte účastníky události a rozešlete jim pozvánku. Hosté budou mít možnost připojit se buď přes Google Meet nebo přes telefon.

Volání, videohovory

Slack

Aplikace, která usnadňuje komunikaci v týmu formou chatů. U nás v IGNUM ji hojně využíváme pro schůzky na dálku, když se potřebujeme vidět a slyšet s externími kolegy/němi. Free verze vám umožní volání, placená i videohovory.

Jak uskutečnit videohovor: Otevřete si kanál zpráv určených člověku, kterému chcete volat a klikněte na ikonku telefonu nebo kamery vpravo nahoře.

Skype

Tenhle nástroj určitě znáte a používáte mezi přáteli a rodinou. Možná ale nevíte, že umožňuje sdílení obrazovky. Takže když s kolegyní probíráte například návrh smlouvy nebo prezentaci, kterou je třeba poslat klientovi, můžete se do ní obě zároveň dívat.

Návod na sdílení obrazovky: Začněte hovor tak, jak jste zvyklí. Během hovoru se vám v pravém dolním rohu objeví ikona tří teček. Klikněte na ni a v menu zvolte ikonu s názvem Screen sharing.

Facebook Messenger

Chatovací platforma, přes kterou si můžete psát, volat a vést videohovory. Používání je snadné, nejspíš Messenger používáte i v osobním životě. Hodit se ale může i v práci.

Jak na videohovor ve skupině: Vytvořte v Messengeru skupinovou zprávu. Pojmenujte si ji a až se budete chtít spojit, klikněte na ikonku kamery vpravo nahoře.

Sdílení dokumentů

GoogleDocs a další

Aplikace v rámci G Suite využíváme v IGNUM neustále. Když pracujeme na jednom dokumentu, odpadá nám zmatek v e-mailových přílohách a jejich verzích. Celý tým přidává komentáře do jednoho sdíleného souboru. Vytvářet můžete nejen textové dokumenty, ale i tabulky nebo prezentace. Pro home office ideální řešení.

Jak na sdílení: Klikněte na modré tlačítko Sdílet vpravo nahoře. Otevře se vám nabídka sdílení. Klikněte na rozšířená nastavení a vyberte způsob sdílení. Nejjednodušší je nasdílet odkaz, pak nemusíte řešit oprávnění ostatních členů. Zvolte si v nabídce Přístup, jestli chcete kolegům umožnit pouze čtení, komentování, nebo upravování souboru.

Připojení k internetu, VPN

Pokud máte k některým interním systémům, portálům či souborům přístup pouze z firemní sítě, budete na home office potřebovat připojení k internetu přes takzvanou VPN (z anglického virtual private network, česky virtuální privátní síť). S nastavením a s výběrem VPN klienta vám poradí váš firemní IT specialista.

Sledování času

Toggl

Nedocenitelný pomocník, ve kterém si snadno zaznamenáte, na jakém úkolu jste trávili kolik času. Úkoly si můžete členit do projektů a evidovat práci na projektech pro různé klienty.

Návod na pdf report: Klikněte na možnost reports v levém sloupci, nastavte si časové období, za které chcete report vystavit, projekt a klienta a potom klikněte na nenápadnou ikonku v podobě dolů směřující šipky vpravo nahoře a report si stáhnete.

Doporučené čtení: Další tipy, které vám usnadní práci z domova najdete v článku Usnadněte si podnikání: nástroje zdarma.

Organizace času, plánování

Trello

Na Trello nedáme v IGNUM dopustit. Hlavní výhodou tohoto nástroje na řízení projektů je, že máme pohromadě všechny podklady ke každému projektu a víme, kdo na něm pracuje. V komentářích si můžeme u každého úkolu říct, co je potřeba, ke všem přílohám se dostaneme na jeden klik a úkoly průběžně přesouváme mezi sloupci od Ke zpracování přes Rozpracováno po Hotovo.

Jak na sdílení kartičky s úkolem: V pravé dolní části kartičky s úkolem najdete nabídku Akce a tam si zvolíte možnost Sdílet. Otevře se vám políčko s odkazem na kartičku, který můžete poslat kolegům.

Doporučené čtení: Náš článek Trello — zorganizujte cokoli s kýmkoli

Freelo

Česká alternativa Trella, která vám umožní komunikovat, sestavovat seznamy úkolů a dílčích úkolů, diskutovat a sdílet všechny potřebné dokumenty. Samozřejmostí je mobilní aplikace, výhodou je veškerá podpora v češtině.

Tým Freela pořádá online webináře zdarma, sepisuje doporučení k práci z domova a poskytuje konzultace.

Tip: Jestli chcete vyzkoušet Freelo, můžete ho mít jako nový uživatel na půl roku zdarma. Využijte slevový kód: ZACHRANNYKRUH​.

Google Keep

Jednoduchá a ohromně praktická aplikace, která funguje v počítači i mobilu. Využijete ji nejen pracovně. Hlavním plusem je synchronizace napříč zařízeními. Hodí se na rychlé zaznamenání nápadů nebo úkolů, které nechcete zapomenout, nákupní seznamy (které můžete sdílet s partnerem) i psaní básní, když vás nečekaně políbí múza.

Hlasové zadávání poznámek: V mobilu si otevřete Keep a tapnete na kulaté tlačítko s pluskem. Otevře se vám nová zpráva. Tapněte do těla zprávy a potom na ikonku mikrofonu v pravém dolním rohu. Můžete začít diktovat.

Produktivita

Noisli

Aplikace, která se hodí nejen na home office. Snadno si v ní namícháte zvukovou kulisu, abyste se odstřihli od ruchů, které produkují děti nebo hovorní kolegové. Usnadní vám fungování v krátkých časových úsecích, kdy se maximálně soustředíte na jeden úkol (a až pak se kouknete, co se píše nového o coronaviru).

Pomodoro

Výše uvedený trik se jmenuje Pomodoro technika. Původně se při ní používala kuchyňská minutka v podobě rajčete. Dneska můžete využít speciální webovou apku a trackovat si čas strávený různými úkoly v pětadvacetiminutových sprintech. A mezitím se protáhnout nebo si udělat kávu.

TIP: Zkuste Pomodoro techniku i na děti. Domluvte se, že teď se budete všichni věnovat nějakému konkrétnímu úkolu a pak si třeba zahrajete pexeso. Děti získají jistotu, že celý den neuvidí jen vaše záda, a vy nebudete ve stresu z toho, že vás ustavičně ruší. A navíc je naučíte fakt užitečnou dovednost.

Duševní hygiena

Vyjděte si každý den alespoň na krátkou procházku. Ideálně do parku nebo do lesa. Jestli to máte do přírody daleko a času není nazbyt, obejděte alespoň pár okolních bloků. Vyvětráte si hlavu a přijdete na jiné myšlenky.

TIP: Když nemáte ani možnost jít ven, udělejte si pětiminutovou meditační pauzu. Pomůžou vám v tom jednoduché aplikace Headspace (v mobilu a v angličtině) nebo Bettermind (v češtině a jen na webu).

Jak zabavit děti

Home office s dětmi za zadkem je výzva pro všechny zúčastněné. Nikdo po dětech nemůže chtít, aby si celý den potichu a spořádaně stavěly kostky nebo plnily úkoly do školy. Když je nouze nejvyšší, pomůžou vám mobilní apky, které děti smysluplně zabaví i něco naučí. Tyhle vzdělávací aplikace doporučuje časopis Perpetuum.

Tělesná pohoda

V sedě u počítače člověk snadno prochladne. Připravte se na eventualitu, že by nešlo topení a opatřete si teplý overálek.

Titulní foto: Rawpixel