Právo pro freelancery: Část 3. – Jak správně sestavit smlouvu

Přinášíme vám právní minimum, které by každý volnonožec měl znát. V tomto dílu se dozvíte, jak smluvně ošetřit spolupráci s klientem. Sepsala jej a praktickými radami doplnila Tereza Pecková z advokátní kanceláře Legitas.

V první části seriálu jsme probrali specifika a rizika práce na volné noze, kterým byste měli věnovat pozornost. V tomto dílu se zaměříme na právní náležitosti smlouvy s klientem. Pokud nemáte obchodní vztah smluvně zajištěný, můžete se dočkat nemilých překvapení nejen ze strany klienta, ale i od inspektorátu práce. A to nechcete.

Jak to vidí právníci: Smlouva je podkladem pro fakturaci. Faktura je pozdrav z dovolené. To říkáme u nás v Legitas, když přijde freelancer nebo jeho klient s křížkem po pohřbu.

Jelikož jako freelancer nejste chráněni zákoníkem práce, musíte se co nejlépe ochránit dobře sestavenou smlouvou. Pokud nemáte smlouvu žádnou, v případě nezaplacení vystavené faktury se dobrovolně ocitáte v horší pozici, než když máte spolupráci s klientem jasně definovanou ve smlouvě.

Jaké existují smlouvy

Smluvní ujednání mezi podnikateli můžou mít celou řadu podob. Na volné noze se nejčastěji setkáte se smlouvou o dílo nebo smlouvou o poskytování služeb, či jejich vzájemnými kombinacemi. Volnonožců se týkají také smlouvy o důvěrnosti (lidově NDÁčka) a konečně licenční smlouvy (těm se budeme věnovat ve speciálním článku věnovaném autorskému právu).

Rámcová smlouva

Podle konkrétní situace doporučujeme zvážit, zda je pro vás vhodné uzavření rámcové smlouvy (o dílo nebo o poskytování služeb). Jejím obsahem je nastavení okruhu podmínek, za kterých budete pracovat a/nebo vytvářet dílo. V takto vymezených mantinelech můžete uzavírat dílčí smlouvy na jednotlivé projekty.

Dobré vědět: Dílčí smlouvu můžete uzavřít i prostřednictvím nástroje na projektové řízení nebo e-mailem potvrzujícím objednávku.

Důsledně si archivujte komunikaci a zadání dílčích objednávek. Nezřídka se stává, že pokud je úkol zadaný třeba “po Slacku”, po čase k němu ztratíte přístup. Udělejte si jasno v tom, co v nástroji projektového řízení tvoří “dílčí objednávku”. Může to být třeba “to do list”, který pak celý archivujete.

Rámec spolupráce

V rámcové smlouvě doporučujeme upravit alespoň následující body:

• účel spolupráce – naprosto zásadní věc, když přijde na lámání chleba v podobě předaného díla
• definice výsledku spolupráce (například vytvoření počítačového programu)
• co je považováno za dílo (jedná se o dílo ve smyslu autorského zákona?)
• charakter licence k autorskému dílu (kdo může dílo použít, jak a kde)
• jednotlivé fáze plnění a definice okamžiku, kdy je dílo považováno za hotové
• náhrada za marně rezervovanou kapacitu pro případ, že klient nespolupracuje
• charakter použitých zdrojů a odpovědnost za ně (například použití fotobanky)
• následky porušení smlouvy a co se za porušení smlouvy považuje
• možnost nechat se zastoupit při poskytování služeb
• výše odměny a platební podmínky (např. možnost zálohy během poskytování služeb, okamžik splatnosti odměny)
• úprava odpovědnosti smluvních stran a případné smluvní pokuty (kdo nese odpovědnost za výsledky práce)
• úprava pronájmu prostorů a pracovních prostředků
• důvěrnost informací
• zákaz konkurence
• ochrana osobních údajů (nejste náhodou v pozici zpracovatele?)

Smlouva o dílo

Pohlídejte si, zda budete poskytovat služby, nebo dílo. V případě některých profesí se bude jednat o služby (například strategické konzultantské obsahové služby) a současně tvorbu díla (samotná produkce videa). Ve většině případů bude třeba myslet na to, že vzniklé dílo bude pravděpodobně chráněno autorským zákonem a bude jej potřeba klientovi licencovat.

Pokud je předmětem smlouvy tvorba díla, pak je klíčové dobře popsat jednotlivé fáze tvorby díla a okamžik, kdy je dílo považováno za hotové. Pokud je dílo považováno za kompletní až v okamžiku, kdy je schváleno klientem, může se freelancer své odměny dovolávat marně.

Příklad: David je produkuje skvělá videa i fotky. V rámcové smlouvě se zavázal poskytovat konzultantské služby a až si s klientem odladí strategii, bude tvořit video. David bude tvořit dílo, které bude zpravidla dílem autorským. David si v rámcových podmínkách sjednal, že v ceně díla jsou maximálně tři návrhy. Takže když David pošle první návrh, přepracuje v rámci jedné odměny svoji tvorbu už jen jednou. Ostatní nespokojenosti zadavatele může David směle účtovat jako vícepráce podle dodatečné hodinové sazby, kterou si sjednal.

Průběh spolupráce

Během projektu, na kterém freelancer pro klienta pracuje, může nastat spousta zádrhelů. Stojí za to zvážit, zda do smlouvy zařadíte ustanovení o tom, co dělat pro případ, že klient nedodá slíbené podklady nebo prostě jinak nespolupracuje. To může mít zásadní vliv na vaše workflow. Máte rezervovanou kapacitu nebo už jste rezervovali kapacitu někomu, s kým budete spolupracovat. A pokud vám klient nedodá podklady včas, je dobré si sjednat “bolestné”.

Příklad: Martina je mág sociálních sítí na volné noze. Poučena z předchozích nezdarů, podepíše s klientem smlouvu o poskytování svých konzultantských služeb, včetně zpracovatelské smlouvy. Spolupráce vypadá tak, že Martina vyčlení na projekt nejen svoji kapacitu, ale i kapacitu své kolegyně, se kterou spolupracuje. Ve smlouvě stojí, že klient je povinen poskytovat součinnost řádně a včas. Jenže klienta zaměstnala jiná agenda a Martině dodal podklady o dva týdny později. To má dva důsledky: Martina nemůže poskytovat svoje služby včas (a pravděpodobně nastane licitace o tom, zda je Martina v prodlení). Druhý důsledek je ten, že Martina zbytečně alokovala kapacitu svou i své kolegyně a vznikly jí nemalé náklady.

Dokončení a předání díla

Jak poznat, že je předaná práce v požadované kvalitě? Je velmi důležité si uvědomit, kdy je dílo předáno v právním slova smyslu. Pokud totiž dílo nedokončíte a nepředáte včas, ocitnete se v prodlení a objednatel může vymáhat sjednanou smluvní pokutu.

Komplikovanější situace je tam, kde se dílo mění doslova pod rukama (například smlouvy s programátory u agilního vývoje). Doporučujeme sjednat, jaké má mít vytvořený počítačový program vlastnosti (účel smlouvy). A dále akceptační testování, aby bylo jasno, jaký je režim předání díla. Tyto atributy smlouvy vemi usnadní situaci v případě tahanice o oprávněnost účtované odměny.

Doporučujeme: Sjednejte si výhradu, že software / video / jiné dílo je řádně provedeno i tehdy, vykazuje-li drobné nebo nepodstatné vady, které nebrání běžnému užití díla. A to je ten moment, proč je důležité na začátku dobře popsat účel spolupráce. Od tohoto zdánlivého balastu se často odvine definice toho, kdy je možné výtvor freelancera “běžně” užívat”.

Odměna

Často je ve smlouvách uvedeno, že nárok na odměnu vzniká okamžikem vystavení faktury. Faktura je jen daňový doklad, který ilustruje již vzniklý nárok. Pro případ, že vám klient nebude chtít vaše služby nebo dílo uhradit, je dobré mít jasně definovaný okamžik, kdy dochází ke vzniku vašeho nároku. Může se pak stát, že sice vystavíte fakturu, odvedete DPH, ale nárok na odměnu vlastně nemáte.

Nárok na odměnu lze formulovat i tak, aby se více podobala mzdě. Jedná se o situaci, kdy ve smlouvě sjednáte, že jste si vyčlenili určité penzum hodin pro daného klienta. I přesto, že klient kapacitu nevyčerpá, náleží vám takto sjednaná paušální odměna. Tady je ale potřeba zbystřit, abyste si nenaběhli se švarcsystémem. O tom jsme psali v 1. části seriálu.

Smluvní pokuty

Pozor na smluvní pokuty. Mohou být sjednány za nedodržení povinností, například včasného dodání díla, nebo v určité kvalitě. Nárok na úhradu smluvní pokuty vzniká často bez ohledu na to, zda jste krizovou situaci mohli ovlivnit nebo ji zavinili. Prostě nedodáte článek / video / software / příspěvky sociální sítě včas a musíte platit. A pak je úplně jedno, že vaše zpoždění způsobil třeba koronavirus, obyčejná chřipka nebo rozbitý počítač.

Smluvní pokuta bývá ale často spojována také se závazkem mlčenlivosti nebo zákazem konkurence.

Závazek mlčenlivosti

Ve smlouvě s freelancerem bývá často upraven závazek zachovávat důvěrnost informací, kterých si firma velmi cení. Někdy bývá dokonce uzavřena separátní dohoda o mlčenlivosti (tzv. NDA – Non disclosure agreement), klidně ještě před uzavřením samotné hlavní smlouvy.

Správně vytvořená dohoda o mlčenlivosti by měla obsahovat následující:

• vymezení, které informace jsou důvěrné a způsob nakládání s nimi
• závazek subjektu, který má mlčet, nevyzradit, nezpřístupnit ani jinak neumožnit třetím osobám přístup k důvěrným skutečnostem
• vymezení délky trvání mlčenlivosti
• sankce za porušení mlčenlivosti, typicky smluvní pokutu

Uzavření dohody je vždy ze strany zaměstnance i podnikatele dobrovolné. Pokud tedy zaměstnavatel před uzavřením pracovní smlouvy tuto dohodu nevyžadoval, nemůže vás po skončení pracovního poměru nebo obchodní spolupráce v případě, že přecházíte ke konkurenci, nutit k jejímu dodatečnému podpisu.

Pozor: Častou chybou bývá, je-li závazek mlčenlivosti definován příliš zeširoka nebo nebo naopak moc konkrétně a přísně.

Jak pro zaměstnance, tak pro podnikatele je v různé míře konkurenční jednání zakázáno ze zákona. Jak si smluvní strany zákaz konkurence ve smlouvě upraví, zda ho rozšíří nebo zúží, je už na nich, ale v případě absence jakékoli úpravy jsou jisté mantinely zákonem stanovené.

Zákaz konkurence

Jedním z ošemetných institutů může být pro podnikatele zákaz konkurence v podobně konkurenční doložky. Jedná se o případy, kdy byste jako podnikatel pracoval pro více společností, které by měli stejný předmět podnikání. Podnikatel coby „objednatel“ by samozřejmě nejradši do smlouvy vložil ustanovení, kterým vám zakazuje, abyste po dobu dvou let vykonával činnost ve stejném oboru.

Nenechte se ale takto ošidit, protože objednatel musí při sjednávání konkurenční doložky brát v úvahu, že nemůže být nepřiměřeným zásahem do práva svobodného podnikání a v rozporu se zásadou rovnosti. Pokud by konkurenční doložka takto vypadala, nesledovala by se jí již pouze ochrana „objednatele“, ale došlo by tím k popření práva vás „poskytovatele“ na svobodné podnikání.

Pozor: I když žádná konkurenční doložka sjednaná není, neznamená to, že se na vás žádný zákaz konkurence nevztahuje. Podle občanského zákoníku se jako podnikatel dopustíte nekalosoutěžního jednání ve chvíli, kdy obchodní tajemství porušíte v hospodářském styku způsobem, který dokáže druhému podnikateli přivodit újmu.

K oboustranné spokojenosti dospějete správnou úpravou zákazu konkurence ve smlouvě, která může obsahovat ustanovení, kterými se poskytovatel zavazuje:

• vyvarovat jednání, kterým může poskytovatel ohrozit nebo porušit právo nebo oprávněný zájem objednatel,
• v případě vytvoření díla pro objednatele, nevytvoří po dobu trvání této smlouvy ani po skončení jejího trvání dílo stejné pro osobu, která je v konkurenčním vztahu k objednateli

Součástí by také ve většině případů byla i sankce za porušení tohoto zákazu ve formě smluvní pokuty a náhrady škody.

Vyšší moc

Doložky vyšší moci se díky koronaviru budou zase těšit velké oblibě. Jakkoliv byly často opomíjené a ze smluv škrtané ve jménu “to se nikdy nemůže stát, zkraťte tu smlouvu”.

Jedná se o situace, kdy vy jako dodavatel nemůžete dodávat své služby, protože vám to nějaká vyšší moc nedovoluje. Typicky živelné katastrofy, politické a válečné konflikty nebo třeba pandemie. To platí pouze v otázce náhrady škody. Neznamená to, že na vás nemůže dopadnout smluvní pokuta.

Doporučené čtení: Právním důsledkům nouzového stavu v souvislosti s koronavirem se věnujeme ve 2. dílu seriálu Právo pro freelancery.

Čemu se raději vyhnout

Dovolená je institut, který je poskytován výlučně v zaměstnaneckém vztahu. Společnost, která s freelancerem spolupracuje by rozhodně neměla vést docházku ani evidence dovolené. Ve smlouvě s OSVČ doporučujeme se úpravě tohoto režimu raději vyhnout.