Usnadněte si podnikání: nástroje zdarma

Na volné noze jste svým vlastním šéfem. Což je skvělé. Jenže k tomu, aby vám zbylo dost času na vlastní podnikání, musíte být superefektivní. Využijte online nástroje zdarma, které vám zjednoduší administrativu a usnadní sebeřízení.

Organizace práce, úkolů, projektů

Nevíte, kam dřív skočit a ztrácíte přehled v rozdělaných úkolech? Zkuste Trello. Umožní vám roztřídit si projekty do nástěnek a jednotlivé úkoly rozporcovat do kartiček. Ty pak budete posouvat podle toho, jak postupujete směrem k jejich dokončení: od “je potřeba udělat” přes “rozpracované” po “hotové”. A máte odškrtnuto.

Kartičky s úkoly si můžete označovat barevnými štítky, přidělovat je kolegům, stanovit si termíny dokončení, vkládat do nich přílohy se soubory, odškrtávací seznamy a diskutovat s lidmi z týmu. Třeba o tom, co říkají na nový návrh letáku. Podrobněji jsme o Trellu psali v samostatném článku.

Alternativa: Freelo

Time management, časové reporty

Pokud pracujete na několika projektech paralelně a potřebujete vykazovat, kolik času jste na čem strávili, Toggl vám vytrhne trn z paty. Jednoduše kliknete a už měří. Tenhle jednoduchý nástroj vám umožní zaznamenávat čas věnovaný dílčím úkolům, které spadají do projektů pro různé klienty.

Klienty si můžete označit barevně pro lepší přehled. Když si náhodou zapomenete Toggle zapnout, můžete záznamy přidat i zpětně. Až budete fakturovat, stáhnete si přehledný report za zvolené období, ve kterém budete mít spočítané hodiny a vypsané jednotlivé činnosti.

Alternativa: Pomodoro

Vystavování faktur, sledování nákladů

Fakturoid je pravá ruka všech, kteří nesnášejí papírování. Fakturu vystavíte v cuku letu podle předvyplněného vzoru. Nemusíte se peklit s dohledáváním fakturačních údajů pro nové klienty, Fakturoid vše vyplní jen na základě IČ. Na konci roku si vyexportujete soubor pro elektronické podání daně z příjmů a máte hotovo.

Kromě vystavování faktur vám Fakturoid umožní i sledování nákladů, což se hodí všem, kteří si neodpočítávají paušál. Další šikovná vychytávka je napojení Fakturoidu na váš účet v bance. Každá příchozí platba se vám pak spáruje s uhrazenou fakturou. Stejnou funkci můžete použít i pro párování odchozích plateb a nákladů.

Alternativa: iDoklad

Komunikace v týmu

Při spolupráci s dalšími volnonožci, zejména na dálku, potřebujete komunikovat, aniž byste si museli vyměňovat e-maily a neustále dohledávat přílohy. Tohle vám umožní Slack, který patří mezi nejlepší nástroje zdarma. Skládá se z jednoduchého chatovacího feedu, ve kterém můžete sdílet soubory, označovat lidi a rychle komunikovat s celým týmem.

U větších projektů se hodí rozdělit si komunikaci podle témat do různých kanálů. U nás v IGNUM se bavíme v kanálech “grafika”, “obsahový marketing”, “texty k webu” a dalších. K tomu využíváme funkci soukromých zpráv, když potřebujeme něco sdělit jen konkrétnímu člověku.

Alternativa: Yammer

Třídění a ukládání odkazů z internetu

Na nástroj Evernote nedám dopustit, protože denně pracuji s online zdroji a potřebuji si ukládat výsledky rešerší k různým tématům a projektům. Snadno se k nim pak můžu vrátit. Odkazy si ukládám do zápisníků, které mám seskupené podle témat. Například ve “stohu” nazvaném Profesní zdroje mám zápisníky jako “copywriting”, “branding”, “content marketing” nebo “design”.

Evernote umožňuje ukládat nejen odkazy, ale i celé webové stránky, pdf soubory nebo články se zjednodušenou grafickou úpravou. V článcích si zvýrazňuji důležité pasáže, přidávám poznámky a spoustu dalších věcí. Samozřejmostí je štítkování uložených poznámek. Štítky usnadňují vyhledávání v poznámkách napříč zápisníky. Využívat Evernote naplno se naučíte v kurzu, který zmiňujeme v jednom z nedávných článků.

Alternativa: Pocket

Myšlenkové mapy

Na zaznamenání nápadů můžete samozřejmě použít jen balicí papír a a fixku, ale online nástroje zdarma jako Coggle s sebou nesou možnost sdílení výsledků vašich myšlenkových pochodů s kolegy nebo klienty. Mapy můžete také snadno upravovat, editovat obsah jednotlivých bublin a měnit barvy.

Výhodou Cogglu je, že si jej nemusíte instalovat do počítače, funguje ve webovém rozhraní. Mapy si můžete třídit do složek a samozřejmě si je stáhnout v různých formátech, například pdf, png nebo txt.

Alternativy: Xmind, Mindnode

Příprava a plánování obsahu na sociální sítě

Sociální sítě nikdy nespí, ale vy můžete. Nástroje zdarma jako Hootsuite za vás bude zveřejňovat nachystané příspěvky na sociální sítě, i když budete právě v limbu nebo na dovolené. Nastavíte si v něm sdílení pro Facebook, Twitter, Instagram a další sítě.

Pořádek v přívalu tweetů a postů si uděláte díky sloupcovým feedům, do vám “potečou” příspěvky na různá témata (pokud máte na Twitteu vytvořené seznamy), vaše příspěvky, zprávy, kde vás někdo zmínil, a podobně.

Alternativa: Buffer

Grafika

Jestli nejste umělecky nadaní, ale potřebujete se prezentovat na úrovni na sociálních sítích i offline, Canva vám nabízí spásné řešení. Najdete tu bezpočet hotových šablon ve správných rozměrech, podle toho, jestli potřebujete vytvořit příspěvek na Facebook, titulní fotku na profil, leták, grafiku pro Pinterest nebo hlavičkový papír.

Zvolenou šablonu můžete snadno editovat, měnit pozadí, přidávat obrázky, textová pole, vybrat si vhodný font a velikost a výsledek sdílet nebo si stáhnout ve formátu png, pdf nebo pdf pro tisk ve vysoké kvalitě.

Sdílení a vytváření dokumentů

Týmová práce na dálku se dneska neobejde bez možnosti sdílení souborů. Ušetříte si chaos způsobený tím, že nevíte, která verze prezentace je ta aktuální, a pracné sjednocování dvou paralelně upravených podkladů. Úpravy a komentování v reálném čase šetří čas strávený telefonováním a dohadováním.

V G Suite můžete vytvářet textové dokumenty, tabulky, prezentace, třídit soubory do složek a nastavit si sdílení pouze s konkrétními lidmi, v týmu nebo veřejně. Také můžete určit, kdo se může na soubory jen dívat, kdo komentovat a kdo je může i upravovat. A samozřejmě je stahovat v různých formátech pro použití offline. O nástrojích na sdílení píšeme podrobněji ve starším článku.

Alternativy: Dropbox (Dropbox Paper), OneDrive

Správa hesel

Rozhodnete-li se používat všechny uvedené nástroje, za chvíli vám bude hlava praskat z množství přihlašovacích jmen a hesel. A vy samozřejmě dobře víte, že není bezpečné používat stejné heslo pro víc aplikací.

Ušetřete si mozkovou kapacitu na své podnikatelské záměry a starost o hesla přenechte aplikaci Sticky Password, která si je všechna zapamatuje. Na vás bude jen nezapomenout hlavní heslo. Podrobněji se o správci hesel dočtete v našem speciálním článku.

Alternativa: Last Pass

Foto: Matt Artz on Unsplash