Zefektivněte si práci v týmu díky online nástrojům

Online nástroje pro týmovou spolupráci nejsou jen pro digitální nomády pracující z opačného kouta světa. Zápolíte-li se správou dokumentů nebo rychlou komunikací, naše tipy vám pomůžou vyznat se v záplavě nástrojů pro efektivní spolupráci.

Pro přehlednost si nástroje pro týmovou spolupráci rozdělíme do několik úrovní – komunikace v týmu, práce s dokumenty a soubory a jak přehledně řídit tým.

Online nástroje pro komunikaci v týmu

Slack

Slack se stává stále populárnějším nástrojem pro malé i velké firmy. Funguje ve webovém rozhraní i jako aplikace (všechny OS). Sdružuje veškerou komunikaci v týmu, s dodavateli i třeba se zájemci o zaměstnání. Můžete v něm chatovat – jednotlivci i skupiny, zasílat dokumenty, plánovat schůzky nebo sdílet své poznatky ve veřejných skupinách. Slack nabízí placenou i neplacenou variantu. V IGNUM používáme Slack už pár let, nahradili jsme jím zdlouhavou e-mailovou komunikaci a umožnil nám vytvořit specializované kanály, třeba kanál s obědovou tematikou 🙂

Buďte efektivní a produktivní – zapomeňte na rozesílání hromadných e-mailů s velkou přílohou, kde pokaždé opomenete důležitého adresáta. Vyřeší to chatovací aplikace, kde si vytvoříte veřejné či soukromé kanály.

Teams

Aplikace Teams od Microsoftu je konkurencí k Slacku. Využijí ji komunity i pracovní týmy – na jednom místě najdete chat, poznámky, online schůzky i prostor pro přílohy. Už nemusíte lovit v počítači, kde jste vedli diskuzi o grafickém návrhu nového webu – komunikaci, dokumenty či pracovní plány budou po ruce. Do aplikace snadno integrujete i další nástroje, jako třeba Trello, Asana nebo GitHub. Teams je součástí balíčku Office 365.

Yammer

Yammer je sociální síť zaměřená na byznys od společnosti Microsoft. Podmínkou je, že každý člen týmu musí mít email na firemní doméně. Můžete vytvořit skupiny a sdílet relevantní informace v týmu nebo třeba položit rychlý dotaz na experty. V konverzacích můžete sdílet i obrázky či videa. Vše dostupné i v mobilu (appka pro iOS a Android).

Google Hangouts

Využíváte-li v týmu služby Google, v jeho portfoliu najdete komunikační nástroj Hangouts. Můžete pořádat videohovory, volat a psát si zprávy. Obsahuje všechny vymoženosti chatu – posílání obrázků, GIFů, map. Zavolat si můžete až s 10 lidmi najednou.

Skype

Co se vám vybaví první při frázi online hovory zdarma? Skype mají uživatelé v oblibě už 15 let. Využijete jej na volání, video hovory, skupinové hovory, rychlé zprávy, či sdílení kontaktů a souborů. To vše i v mobilu. Rozšířenou nabídku poskytuje placená verze Skype for Business, která je součástí balíčku Office 365.

RealTimeBoard

Na jednom projektu spolupracují manageři, vývojáři, designéři i markéťáci a každý z nich používá jiné nástroje. Jak zkoordinují společnou práci? To není začátek vtipu, ale běžná praxe (až nutnost), aby vznikl úspěšný produkt nebo služba. RealTimeBoard je bílá nástěnka, kde vizualizujete svou práci v oblíbených nástrojích. Vytvoříte user story mapu, agilní nástěnku, seznam úkolů, přiložíte dokumenty, tabulky, grafy, média i poznámky či komentáře.

Práce se sdílenými dokumenty

Google Docs

Dokumenty od Google patří mezi nejlepší online nástroje. Umožní vám vytvářet textové dokumenty, tabulky i prezentace v online prostředí, nejčastěji ve webovém prohlížeči. Pokud je uložíte do sdílené složky, vaši spolupracovníci se k nim snadno dostanou a vy nemusíte posílat objemné soubory e-mailem. Také můžete kolegům nastavit práva, s jakými mohou přistupovat k dokumentům – pouze je číst, komentovat nebo dokonce online upravovat. Jakmile ve sdíleném dokumentu jeden uživatel udělá změnu, ta se ihned projeví i u ostatních. Všechny změny dohledáte v historii, i kdo je provedl. A výhoda online spolupráce? Už žádné dokumenty typu finální-verze-15, kterou si mezi sebou budete přehazovat po e-mailu. Ušetříte čas, zpřehledníte komunikaci a vždy máte po ruce výslední dokument. Navíc jsou Google Docs kompatibilní s MS Office kancelářským balíčkem.

Office 365

Kancelářský balíček od společnosti Microsoft. Obsahuje dobře známé programy jako Word, Excel, PowerPoint, Outlook, OneNote, OneDrive a další. Zakoupit si můžete verzi Online, tzn. že všechny programy máte dostupné pouze s připojením na internet (podobně jako Google Docs), nebo verze pro náročné s kanceláří online i pro stažení do PC, tabletu či mobilu. Pokud uložíte soubor do sdílené složky, upravovat ho můžou i kolegové. Ne však dva lidi najednou (jako u Google Docs), což může být ale také výhoda pro ty, kteří nemají rádi, když se jim mění práce pred očima.

Zoho Docs

Pro firmu je vždy přehledné a užitečné používat víc produktů od jednoho poskytovatele. Zoho tuto možnost nabízí – má propracovaný systém produktů pro byznys – od CRM, přes mail, vlastní dokumenty až po práci v týmu.

MindMeister

Zkoušeli jste si už nakreslit myšlenkovou mapu při brainstormingu nebo na plánovací schůzce? Zachyťte své myšleny vizuálně a online, abyste je mohli sdílet s ostatními.

Uložiště souborů všeho druhu

Google Drive

Google Drive neboli Google Disk je úložiště pro jakékoliv dokumenty – fotky, dokumenty, videa, články i hudbu. Úvodních 15 GB prostoru je bezplatných a k nahraným souborům máte přístup z mobilu i tabletu. Soubory i složky můžete sdílet v týmu a díky aplikacím Google Docs máte možnost upravovat dokumenty v reálném čase.

Dropbox

Dropbox je další úložiště pro vaše soubory. I tady vytvoříte sdílené složky pro spolupráci v týmu. Po přidání souboru na Dropbox se hned ukládá do cloudu a každému v týmu se soubor automaticky stáhne. Pro jednotlivce je služba zdarma. Pro náročnější uživatele je k dispozici business verze s rozšířeným úložištěm i podporou.

OneDrive

Známé a rozšířené úložiště od Microsoftu. Funguje na stejných principech jako předchozí zmíněné, uložíte si zde různé soubory, sdílíte je v týmu a dostanete se k nim z jakéhokoliv zařízení. OneDrive poskytuje prostor až 1000 GB a je součástí v balíčku Office 365.

Datawall.com

Ukládáte si nejraději soubory na plochu? Není to moc efektivní úložiště – čím víc souborů na ploše, tím se váš počítač víc potrápí, než je všechny načte. S českou aplikací Datawall si vytvoříte “obyčejnou plochu v cloudu”. A co je nejlepší, plochu i se soubory můžete jednoduše sdílet, stačí dotyčnému poslat odkaz. Na sdílené ploše přehledně vidíte, jak dlouho bude trvat nahrávání/stažení souboru, nebo nechte kolegovi vzkaz v podobě komentáře. Datawall ukládá vaše soubory zdarma po dobu 7 dní, pak si je můžete prodloužit, jinak zmizí.

Uložišť je hodně, tak ještě pár tipů: SugarSync, pro uživatelé Apple produktů je tady CloudApp, nebo větší soubory zašlete pomocí WeTransfer.

Používáte více uložišť? Pomocníkem v orientaci mezi nimi vám poskytne WebDAV, třeba FileExplorer – nástroj pro správu dokumentů nejen ve vašem počítači, ale připojí i NAS a další cloudové úložiště.

Projektové řízení pod palcem

Trello

Potřebujete-li univerzální nástroj pro organizování “čehokoliv”, zkuste Trello. Funguje ve webovém rozhraní i jako apka. Vytvoříte zde několik nástěnek, které můžou být veřejné (pak ale neukládejte žádné citlivé údaje firmy ani zákazníků), nebo soukromé (pouze vaše nebo sdílené v týmu). V IGNUM nám Trello slouží už několik let. Jak a k čemu ho používáme (a co se nám nevyplatilo), jsme popsali v článku na blogu.

Asana

Asana je propracovanější nástroj na řízení i velkých projektů. Umožňuje rozdělit projekt na sekce, úkoly i podúkoly nebo třeba integrovat s emailovou schránkou.Přehledně s ním projdete celým vývojovým procesem produktu/služby. Navíc Asana umožňuje vizuální propojení více projektů – časovou osu, progres i kalendář, takže vám neunikne žádný naplánovaný úkol.

Basecamp

Tento přehledný a jednoduchý nástroj je oblíbený zejména u softwarových firem. Na jednom místě vidí celý tým rozpracované projekty, komunikaci, chat, seznam úkolů, termíny i uložené dokumenty. Zajímavou vychytávkou jsou automatické otázky namísto častokrát nudných a zdlouhavých schůzek. Například si vytvoříte dotaz, který se automaticky každé ráno zobrazí celému týmu, na čem dnes pracuje a každý odpoví, když si najde chvilku.

Jira

Jira je další nástroj pro podporu agilního řízení projektů, zejména softwarového vývoje. Umožní vám plánovat projekt po Sprintech, přidělovat Story Points i měnit prioritu úkolů.

AirTable

Neopomeneme ani online nástroje na plánování a řízení obsahu. Ať už spravujete blog nebo sociální sítě, zkuste nástroj AirTable. Ve verzi zdarma máte k dispozici neomezené množství pracovních stránek (workspace) s maximálně 1 200 řádky a do 2 GB příloh. My používáme AirTable jako redakční plán blogu, sdílíme v něm datum publikace, odkazy i propagační texty.

Další tipy na online nástroje projektového managementu: ProofHub, Podio, ZohoProject, Sharelov.